Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS), kâğıda aktarılmaya aday bilginin elektronik ortamda tutulup yönetilmesidir. Normal bilgisayarlarda bu bilgi yalın halleriyle tutulduklarından gerçek anlamda bir yönetimden söz edilemez. Burada esas olan yönetim, dokümanlar üzerinde bulunan bilgiye gerek duyulduğunda, bu bilgiye hızlı bir şekilde ulaşılmasına olanak sağlamasıdır. Dokümana ait kilit bilgiler bir veritabanı aracılığı ile dokümanın kendisi ile ilişkilendirilir. Akabinde de gerek duyulduğunda ayrıt edici özellikleri sorgulanarak bu dokümana ulaşılır.

EBYS'de bir doküman için en önemli 4 ayrıt edici özellik bulunur.

  1. Doküman numarası
  2. Doküman başlığı / adı
  3. Revizyon numarası
  4. Revizyon tarihi

Bu 4 özellik adeta dokümanı benzerlerinden ayrıt eden temel ayıraçtır. Olağanüstü durumlar hariç, bu dört madde, bir doküman için yüksek güvenirlikli nitelikler olarak kullanılılırlar. Dolayısıyla, bu 4 verinin bir veritabanı aracılığı ile ilişkilendirilmesi durumunda, temel bir doküman yönetim sistemi kurulmuş olur.

 

Birim Görevlileri

Şerafettin TOKUŞOĞLU

Çözümleyici

serafettin.tokusogluibu.edu.tr

1809

Emrah ARSLAN

Teknisyen

emrah.arslanibu.edu.tr

1829

 

 

 

 

 

Powered by Abant İzzet Baysal Üniversitesi 2016